Kontroller
Se alle økter per ansatt og periode.
Til hjelpesenteretTimelister og korreksjoner
Hjelpesenter
Timelister og korreksjoner
Godkjenn riktig grunnlag før lønn.
Praktisk guide til kontroll av arbeidstid: planlagt vakt mot faktisk stempling, pauser, korreksjonsforslag, godkjenning og eksport av lønnsgrunnlaget som CSV.
Godkjenn
Lås grunnlaget når det stemmer.
Korriger
Rett feil uten at sporet forsvinner.
Eksporter
Last ned godkjent lønnsgrunnlag som CSV.
EKSEMPEL – én månedsperiode (fiktive data)
- Mari Nordmann, servitør, har tre vakter i Vaktplan i oktober, alle planlagt 16:00–22:00.
- Tirsdag 6. oktober stempler hun inn 16:02 og ut 22:07. Fra inn til ut er det 6 t 5 min, og med 30 minutter pause – som i eksemplet er antatt å være ikke-arbeidstid – blir faktiske timer 5 t 35 min.
- Onsdag 7. oktober stempler hun inn 15:58, men glemmer å stemple ut, så økten står åpen i Innsjekkinger.
- Torsdag 8. oktober sender hun et korreksjonsforslag på onsdagsøkten med slutttid 21:30.
- Leder lukker den åpne økten og behandler korreksjonsforslaget i løpet av måneden.
- Når perioden er slutt og grunnlaget stemmer, godkjenner leder perioden og eksporterer timelisten som CSV.
Detaljer
Forklart i praksis.
Planlagt vakt og faktisk stempling
Vaktplanen er planen: vaktene du legger og publiserer under Vaktplan. Det faktiske grunnlaget er innsjekkingene de ansatte gjør i appen. Under Kontroll og personalliste ser du planlagt vakt mot faktisk innsjekk, pauser og avvik per lokasjon og dag, og du kan laste ned en kontroll-PDF.
Fast ukentlig rutine
Timelister følger lønnsperioden, som standard én måned. Kontroller hver uke, men godkjenn perioden først når den er ferdig: 1) åpne Timelister og filtrer på periode og statusen Venter, 2) lukk økter som fortsatt står åpne under Innsjekkinger, 3) gå gjennom øktene per ansatt og sjekk pauser og avvik, 4) behandle korreksjonsforslagene, og 5) når perioden er over og grunnlaget stemmer, godkjenner du perioden og kan eksportere.
Sjekk pausene
Pauser registreres sammen med arbeidsøkten i appen og lagres med varighet. I eksporten får hver økt en kolonne «Pause (min)», og under Compliance-sjekk ser du blant annet avvik for for korte pauser. Sjekk både varigheten og om pausen regnes som arbeidstid for dere. Stemmer ikke registreringen, retter du den med et korreksjonsforslag eller et manuelt innslag.
Se timelistene
Gå til Timelister i portalen. Her ser du alle arbeidsøkter per ansatt og periode, med pauser og avvik samlet.
Godkjenn en periode
Åpne perioden, kontroller timene og godkjenn. Godkjente perioder låses, slik at grunnlaget ikke endres før lønn. En periode som fortsatt har en åpen økt, kan ikke godkjennes før økten er lukket.
Rett en feil
Ansatte sender korreksjonsforslag selv fra Historikk i appen, med Meld manglende økt eller på enkeltøkt. Du behandler dem under Timelister → Korreksjonsforslag, der du godkjenner eller avviser hvert forslag. Skal du legge inn en manglende økt selv, åpne timelisten til den ansatte og bruk Legg til manuelt innslag. Hver endring logges med hvem som gjorde hva, og hvorfor.
En økt står fortsatt åpen
Er en ansatt fortsatt stempla inn etter vakten, gå til Innsjekkinger og bruk Lukk økt før du retter grunnlaget.
Godkjenn og eksporter CSV
Bare godkjente timelister kan eksporteres. Åpne timelisten og velg eksport: du får en CSV-fil med én rad per økt, blant annet pause i minutter og både faktiske timer og lønnsgrunnlaget – de to kan avvike. Eksporten setter statusen til Eksportert og skriver en revisjonslogg.
Gjenåpne en periode
Må du endre noe etter godkjenning, åpne perioden og velg Gjenåpne. Godkjenn på nytt når endringene er på plass. Er perioden allerede eksportert til lønn, bør gjenåpningen avklares med den som kjører lønn.
Videre
Relaterte sider.
Timeregistrering
Slik fungerer stempling og arbeidstid i praksis.
Åpne sideLønn og eksportSend de godkjente timene videre til lønn.
Åpne sideFørste innsjekkSlik ser de ansatte timene sine.
Åpne sideKom i gang med TapInnOpprett bedriften og prøv timelister, vaktplan og eksport.
Åpne sideGratis timelistemal i ExcelLast ned et ferdig regneark for arbeidstid per økt, uten e-post eller registrering.
Åpne sideKontakt
Trenger du et konkret svar?
Hvis du vurderer TapInn eller trenger avklaring om arbeidsflyt, personvern eller tekniske rammer, kan du kontakte oss direkte.