Intern kontrol og arbejdsmiljøKommer
Fra kontrolpunkt til lukket afvigelse.
TapInn samler sikkerhedsrunder, afvigelser og opfølgning i samme app som vagterne og timerne. Hvert fund får en ansvarlig og en frist, og der er et spor af, hvad der blev gjort.
Samme app som vagter og timerMedarbejdere indberetter afvigelser fra mobilenSlås til, når virksomheden er klar
Intern kontrol er ved at blive rullet ud og slås til for hver virksomhed. Vagtplan og tidsregistrering kan I bruge allerede i dag.
Fire trin, ét spor
Fra sikkerhedsrunde til lukket handling, uden at noget falder mellem to stole.
- 01Kontrol
Gå sikkerhedsrunden med en tjekliste. Hvert kontrolpunkt får ja, nej eller ikke relevant.
- 02Fund
Et nej bliver til et fund med beskrivelse og billede, knyttet til arbejdsstedet.
- 03Ansvarlig og frist
Fundet får en handling med en ansvarlig person og en frist. Intet fund uden opfølgning.
- 04Lukket og sporbart
Runden låses, når den er færdig, og handlingerne har en historik, I kan gå tilbage til.
Sådan ser en sikkerhedsrunde ud
Et nej på et kontrolpunkt kan ikke gemmes uden en handling med ansvarlig og frist. Sådan bliver fund fulgt op i stedet for glemt.
- Nødudgangene er frieJa
- Brandslukkeren er kontrolleretJa
- Reolerne er fastgjortNej
Intern kontrol der, hvor medarbejderne allerede er
Arbejdsmiljøarbejdet bruger de samme medarbejdere, arbejdssteder og opgaver som resten af TapInn.
Medarbejdere
Indberetter afvigelser, kvitterer for SJA og oplæring og finder sikkerhedsdatablade i den app, de bruger til vagter og timer.
Arbejdssteder
Sikkerhedsrunder, kemikalieoversigt, udstyr og arbejdsmiljørepræsentanter hører til arbejdsstedet, så overblikket følger stedet.
Drift
Årshjulet lægger tilbagevendende arbejdsmiljøopgaver ind i Opgaver sammen med alt det andet, der skal gøres.
Det, der hører til den interne kontrol
Alle dele er ved at blive rullet ud og er markeret med Kommer, indtil de er tilgængelige.
Sikkerhedsrunder med tjekliste
Gå kontrolpunkterne igennem med ja, nej eller ikke relevant. Et nej kræver et fund og en handling med ansvarlig og frist.
Rapporter med bevaret dokumentation
Forhåndsvis og udsted en versioneret PDF fra sikkerhedsrunden med billeder og bilag bevaret i arkivet. Registrer, hvornår rapporten er overdraget.
Overblik over fund og tiltag
Se åbne, igangværende og lukkede tiltag på tværs af sikkerhedsrunder. Overskredne frister er synlige, selv når selve runden er låst.
Afvigelser og uønskede hændelser
Medarbejdere indberetter afvigelser i appen. Lederen følger op med handlinger, ansvarlig og frist, og historikken gemmes på afvigelsen.
Risikovurderinger med versioner
Vurder risici, tilføj handlinger med ansvarlig og frist, og lås en version, når den er færdig. Et fund fra en sikkerhedsrunde kan blive til en ny vurdering.
Sikker jobanalyse (SJA)
Opret og godkend en SJA i portalen. De medarbejdere, der deltager, kvitterer i appen.
Kemikalieoversigt per arbejdssted
Hold styr på kemikalier og sikkerhedsdatablade per arbejdssted. Medarbejderne finder databladene i appen.
Udstyrsregister med historik
Registrér udstyr, og se historikken. I kan vælge at stoppe indstempling, når udstyr på stedet er spærret eller har overskredet sin frist.
Kontrol og kalibrering med frist
Planlæg interval, ansvarlig og næste kontrol. Følg kontrolfrister og påmindelser uafhængigt af certifikatets gyldighed.
Certifikater pr. kunde og instrument
Knyt den udstedte PDF til den rigtige kunde, instrument og serienummer. Bevar certifikatversioner, og se udsteder, certifikatnummer og gyldighed.
Kundens certifikater og fornyelse
Inviter kundens kontaktpersoner til en egen webportal. De finder certifikater for udstyr, de har adgang til, henter dokumenterne og anmoder om fornyelse.
Oplæring med kvittering
Medarbejdere kvitterer for oplæring i appen, og I får en advarsel, før en oplæring udløber.
Årshjul for arbejdsmiljø
Planlæg tilbagevendende arbejdsmiljøaktiviteter hen over året. De tilbagevendende opgaver havner i Opgaver.
Arbejdsmiljørepræsentant per arbejdssted
Registrér, hvem der er arbejdsmiljørepræsentant på hvert arbejdssted, så det er tydeligt, hvem der har rollen.
Driftssager har deres egen liste
Spørgsmål, bestillinger og andre driftssager fra kunder og medarbejdere får deres egen sagsliste med ansvarlig og frist. HMS-afvigelser følges op i den interne kontrol.
Henvendelser med ansvarlig og frist
Spørgsmål og bestillinger fra kunder og medarbejdere samles i én sagsliste. Sagerne fordeles efter kategori og arbejdssted, og hver sag har status, ansvarlig og frist.
Egne sager i browseren
Medarbejdere ser de sager, de har indmeldt eller fået ansvar for, i browserversionen af appen.
Kontaktformular til kunder
Kunder sender sagen ind via en offentlig formular, bekræfter deres e-mailadresse og kan følge deres egen sag.
Påmindelser om frister
Påmindelser hjælper den ansvarlige med at følge op på sager, der har overskredet fristen.
Interne noter og opbevaringstid
Hold interne noter adskilt fra de svar, kunden ser. Angiv opbevaringstid, sæt sletning på pause efter behov, og eksportér sagen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvornår kan vi tage intern kontrol i brug?
Intern kontrol er ved at blive rullet ud og er ikke tilgængelig for alle endnu. Modulet slås til for hver virksomhed. I kan oprette en konto og bruge vagtplan og tidsregistrering allerede nu.
Hvordan følger vi op på fund fra en sikkerhedsrundering?
Et kontrolpunkt med svaret nej kræver et fund og mindst ét tiltag med ansvarlig og frist. I kan følge tiltagene videre og gå tilbage til historikken.
Kan medarbejderne indberette afvigelser fra mobilen?
Ja. Medarbejdere indberetter afvigelser og kvitterer for SJA og oplæring i TapInn-appen. Lederen følger op i portalen.
Hvad er forskellen på henvendelser og HMS-afvigelser?
HMS-afvigelser gælder arbejdsmiljø og sikkerhed og følges op i den interne kontrol. Henvendelser er spørgsmål, bestillinger og andre driftssager fra kunder og medarbejdere med deres egen sagsliste.
Hvordan er tjeklisterne bygget op?
Hvert kontrolpunkt besvares med ja, nej eller ikke relevant. Ved nej knyttes fundet til et tiltag med ansvarlig og frist.
Hvad viser udstyrsregistret?
Registret samler udstyr og historik pr. arbejdssted. I kan vælge at stoppe indstempling ved spærret udstyr eller en overskredet kontrolfrist. Kontrolintervaller og certifikatportalen klargøres separat og er markeret med Kommer. Certifikatets gyldighed er en selvstændig dato og stopper ikke indstempling automatisk.
Start med TapInn i dag
Brug vagtplan og tidsregistrering nu, og tag intern kontrol i brug, når den er slået til for jeres virksomhed.