Vaktplan
Opprett og publiser vakter i portalen.
Til hjelpesenteretVaktplan og Vaktbørs
Hjelpesenter
Vaktplan og Vaktbørs
Riktig person på riktig vakt.
Slik legger du vaktplanen og bytter vakter i TapInn uten gruppechat: åpent eller direkte tilbud, krav til mottakeren, godkjenning og hva som skjer med planen etterpå.
Vaktbørs
Ansatte bytter vakter i appen, åpent eller direkte.
Tilgjengelighet
Ansatte registrerer når de kan jobbe.
EKSEMPEL – et direkte tilbud (fiktive data)
- Lars Hansen har kveldsvakt fredag 9. oktober kl. 18–23.
- Han tilbyr vakten direkte til Nora Berg i Vaktbørs i appen, i stedet for å legge den ut åpent.
- Nora Berg har ledig kveld, oppfyller hviletids- og uketidsreglene og takker ja til tilbudet.
- Selskapet krever godkjenning for direkte tilbud, så forespørselen ligger hos leder med status «Venter på godkjenning».
- Leder godkjenner under Vaktbytter i portalen. Vakten bytter eier til Nora, og hun ser den i Timeplan.
- Fredag stempler Nora inn kl. 17:58 på sin egen telefon. Lars ser at vakten ikke lenger er hans.
Detaljer
Forklart i praksis.
Legg vaktplanen (admin)
Gå til Vaktplan i portalen. Opprett vakter per dag, eller bruk en mal for å legge mange på én gang. Trykk Publiser når planen er klar. Synlighet før publisering avhenger av bedriftens innstilling: når publiseringskravet er slått på, ser ansatte bare publiserte vakter.
Se vaktene dine (ansatt)
Åpne Timeplan i appen. Her ser du kommende og tidligere vakter, og du kan legge dem i telefonkalenderen.
Legg ut en vakt (ansatt)
Åpne Vaktbørs i appen. Du kan legge vakten ut åpent, så kvalifiserte kolleger kan ta den, eller tilby den direkte til én kollega. Når du tilbyr direkte, viser appen bare kolleger som faktisk kan ta vakten.
Krav til mottakeren
Før noen kan ta eller takke ja til en vakt, sjekker TapInn at vakten ikke kolliderer med en annen vakt, og at reglene for hviletid, uketimer, fravær og tilgjengelighet er oppfylt. Er de ikke det, får vedkommende en tydelig melding i stedet for at byttet går gjennom.
Åpent eller direkte – og godkjenning
Åpen vakt: en kvalifisert kollega tar den direkte i vaktbørsen, og vakten overføres med en gang – ingen godkjenning kreves. Direkte tilbud: mottakeren må takke ja først, og krever selskapet godkjenning, blir forespørselen liggende hos leder til den er godkjent. Leder kan ikke godkjenne et direkte tilbud før mottakeren har takket ja.
Slik endrer planen og stemplingen seg
Når byttet er gjennomført, bytter vakten eier i planen: den nye ansatte ser den i sin Timeplan, og den forrige eieren ser den ikke lenger som sin. Den som eier vakten, stempler inn og ut som vanlig på sin egen telefon. Statusen følger hele veien, fra «Publisert i vaktbørs» via «Venter på godkjenning» til «Godkjent bytte» eller «Tatt av kollega», og er den samme for begge parter og leder.
Godkjenn bytter (admin)
Gå til Vaktbytter i portalen. Her ligger alle forespørsler, og du ser hvem som tilbyr eller ønsker vakten og hva som må avgjøres. Du kan godkjenne eller avslå. Prioriter ventende forespørsler før vaktstart nærmer seg.
Tilgjengelighet
Ansatte registrerer når de kan jobbe under Tilgjengelighet i appen, også flere ukedager i samme periode. Du ser tilgjengeligheten når du legger vaktplanen.
Når et bytte ikke går gjennom
En vakt som allerede har startet, kan ikke byttes. Et direkte tilbud må besvares av mottakeren før leder kan godkjenne det. Du kan kansellere en forespørsel som fortsatt venter eller ligger åpent i vaktbørsen.
Videre
Relaterte sider.
Vaktplanlegging
Slik legger og publiserer du vaktplanen.
Åpne sideFravær og egenmeldingSlik håndterer du fravær som treffer planlagte vakter.
Åpne sideTimelister og korreksjonerGodkjenn timene når vaktene er gjennomført.
Åpne sideKom i gang med TapInnOpprett bedriften og prøv vaktplan og vaktbørs.
Åpne sideKontakt
Trenger du et konkret svar?
Hvis du vurderer TapInn eller trenger avklaring om arbeidsflyt, personvern eller tekniske rammer, kan du kontakte oss direkte.